Inga fler dåliga möten tack!

I ett möte jag satt med i för inte så länge sen kom jag på mig själv känna: ”Jag kan inte det här, vad f** pratar de om? Och vad gör JAG här?”.

Efter ett tag kom jag på att jag var där för att feeda in andra kunskaper såklart. Att bidra med det som jag är expert på. För vad är syftet med att sitta i ett möte där alla är lika duktiga på samma saker? Sitter vi i möten för att bekräfta varandra och dunka rygg? Nä det är inte ett möte, det kallas för kick-off.

Jag har börjat följa Daily Bits-kursen Kortare, Färre och Bättre Möten med Christopher Papastefanou, en kurs i mötesstrategi och hur vi gör möten bättre för alla. Jag lockas av tanken på färre och mer relevanta möten och när jag kallar till möten tänker jag så här:

1. Alla som står med på deltagarlistan ska bjudas in med en motivering. Det ska vara tydligt varför personen är där och vad personen ska göra.

2. Behöver vi ses IRL verkligen? Spara restid och konsulttimmar med möten via telefon, Skype, Google Hangout eller liknande tjänster.

3. Undvik hela timmar. Möten blir alltid mer effektiva om de räknas per 45 minuter istället.

4. Är vi nya för varandra? Be alla presentera sig själva. Är det en workshop eller arbetsmöte så bör alla även dela med sig av förväntningar. Dels är det bra för att alla ska ha koll på varandra, men det är även bra för att alla ska få chans att bryta sin egen is tidigt. Ju tidigare man pratar desto lättare är det att fortsätta prata och bidra.

5. Visualisera mötet så fort det bara går. Rita, klistra lappar, dela skärmar med anteckningar, sätt upp saker på väggarna, använd whiteboard så att alla känner ägarskap – ju tydligare desto bättre. För ärligt talat, vem känner sig extra delaktig och engagerad när det kommer en kontaktrapport i mailen två dagar efter mötet?

6. Kalla aldrig till möte utan att ha en A.G.E.N.D.A.

Och sen är det ju så att det alltid är trevligt att få lite hjälp med energin på möten som är längre än en timme…nej förlåt, 45 minuter. Börjar mötet kl 9, bjud på lite frukost. Ses ni efter lunch, bota matkoman med fruktbitar, Bridgeblandning eller pistagenötter. Är det fredag? Poppa popcorn!